Międzynarodowe notowania wtryskiwaczy diesla mogą zmieniać się kilkukrotnie przed podjęciem decyzji o zakupie.

Kupujący może zmienić ilość, dodać kolejny numer OE, zażądać innego stanu produktu lub poprosić o zaktualizowane warunki handlowe.

Istotną kwestią nie jest to, czy cytat się zmienia.

Ważną kwestią jest to, czy każda zmiana jest identyfikowalna.

Dlaczego nadpisanie starej wyceny stwarza problemy

Załóżmy, że wiadomość początkowa zawiera:

0445120415 — 95 USD/szt

Później omawiane są zmiany ilościowe lub nowy warunek handlowy.

Jeśli stara oferta zostanie po prostu zastąpiona, personel odpowiedzialny za zakupy może już nie wiedzieć:

• co się zmieniło;
• kiedy to się zmieniło;
• która wersja została wysłana do kupującego;
• która cena należy do jakiego warunku.

Lepszy proces zachowuje wcześniejszą wersję i tworzy nową wersję.

Używaj prostych numerów wersji

Zarządzanie ofertami nie wymaga skomplikowanego oprogramowania.

Prosta struktura może działać:

Cytat V1

Wstępne informacje o produkcie i cenie.

Cytuj V2

Zaktualizowano ilość lub dostępność.

Cytuj V3

Warunki handlowe zmienione.

Każda wersja powinna mieć datę lub odniesienie do komunikatu.

Zapisz powód zmiany

Każda aktualizacja wyceny powinna wyjaśniać, dlaczego została zmieniona.

Przykłady:

• ilość zaktualizowana;
• dodano odniesienie do produktu;
• wyjaśniono stan produktu;
• zaktualizowano informacje o stanie magazynowym;
• dostosowany termin handlowy;
• kupujący poprosił o poprawioną wycenę.

Krótka notatka o zmianie może zapobiec późniejszym nieporozumieniom.

Nie mieszaj starych i nowych wartości

Jeśli nowa oferta zastępuje poprzednią cenę, unikaj pozostawiania obu wartości w tym samym niekontrolowanym łańcuchu wiadomości.

Użyj rekordu porównawczego:

Używaj rzeczywistych wartości tylko wtedy, gdy zostały potwierdzone.

Oferty obejmujące wiele OE wymagają kontroli wersji na poziomie linii

Jeśli oferta zawiera kilka odniesień do wtryskiwaczy, jedna linia może ulec zmianie, a druga pozostaje niezmieniona.

Na przykład:

Linia 01 – bez zmian

Linia 02 — aktualizacja cen

Korekta oferty powinna identyfikować wiersz, którego dotyczy problem, a nie traktować cały dokument tak, jakby zmieniał się każdy produkt.

Zachowaj stan produktu dzięki zmianie ceny

Zmieniona cena powinna być nadal powiązana z odpowiednim stanem produktu.

Jest to szczególnie ważne, gdy kupujący porównują kilka opcji dostaw.

W zapisie należy zachować:

OE → Stan → Cena → Wersja

zamiast przechowywać cenę oddzielnie od opisu produktu.

Przydatny dziennik zmian wewnętrznych

Prosty dziennik wewnętrzny może obejmować:

• numer oferty;
• numer wersji;
• data;
• dotknięty OE;
• pole zmienione;
• poprzednia wartość;
• nowa wartość;
• powód zmiany.

Może to być przydatne, gdy kupujący powróci do zapytania po kilku dniach lub tygodniach.

Wniosek

Kontrola rewizji ofert pomaga międzynarodowym nabywcom i dostawcom wtryskiwaczy oleju napędowego zachować spójność informacji handlowych.

Celem nie jest zapobieganie zmianom cen.

Chodzi o to, aby każda zmiana była zrozumiała i identyfikowalna.

Następuje silny proces:

Oryginalna wycena → Powód zmiany → Nowa wersja → Potwierdzenie kupującego