As cotações internacionais dos injetores diesel podem mudar várias vezes antes de se tomar uma decisão de compra.

Um comprador pode alterar a quantidade, adicionar outro número de origem, solicitar uma condição diferente do produto ou solicitar condições comerciais atualizadas.

A questão importante não é se uma citação muda.

A questão importante é se cada mudança permanece rastreável.

Por que substituir uma citação antiga causa problemas

Suponha que uma mensagem inicial contenha:

0445120415 USD 95/PCS

Mais tarde, são discutidas mudanças de quantidade ou uma nova condição comercial.

Se a antiga cotação for simplesmente substituída, o pessoal de aquisição poderá deixar de saber:

• o que mudou;
• quando se alterou;
• qual a versão enviada ao comprador;
• que preço pertence a que condição.

Um processo melhor mantém a versão anterior e cria uma nova revisão.

Use números de versão simples

O gerenciamento de cotações não requer um software complicado.

Uma estrutura simples pode funcionar:

Citação V1

Informações iniciais sobre produtos e preços.

Citação V2

Quantidade ou disponibilidade atualizadas.

Citação V3

Termos comerciais revisados.

Cada versão deve ter uma data ou referência de comunicação.

Anote o motivo da revisão

Cada atualização de citação deve explicar por que mudou.

Exemplos:

• A quantidade atualizada;
• Adição da referência do produto;
• Clarificação da condição do produto;
• Informações atualizadas sobre existências;
• termo comercial ajustado;
• O comprador pediu uma cotação revisada.

Uma breve nota de mudança pode evitar confusões posteriores.

Não misture velhos e novos valores

Se uma nova cotação substituir um preço anterior, evite deixar ambos os valores na mesma cadeia de mensagens descontrolada.

Utilize um registo de comparação:

Utilize apenas os valores reais quando forem confirmados.

As cotações multi-OE necessitam de controlo de revisão a nível de linha

Se uma cotação conter várias referências ao injetor, uma linha pode mudar enquanto outra permanece inalterada.

Por exemplo:

Linha 01 não alterada

Linha 02 ¢ preço actualizado

A revisão da cotação deve identificar a linha afetada, em vez de tratar todo o documento como se cada produto tivesse mudado.

Manter a condição do produto com a revisão do preço

Um preço revisto deve ainda ser associado à condição do produto correspondente.

Isto é especialmente importante quando os compradores comparam várias opções de abastecimento.

O registo deve preservar:

OE → Condição → Preço → Revisão

Em vez de armazenar o preço separadamente da descrição do produto.

Registo de alterações internas útil

Um simples diário interno pode incluir:

• número de cotação;
• número de revisão;
• data;
• OE afectado;
• Campo alterado;
• Valor anterior;
• novo valor;
• razão para a mudança.

Isto pode ser útil quando um comprador retorna ao inquérito após vários dias ou semanas.

Conclusão

O controlo da revisão das cotações ajuda os compradores e fornecedores internacionais de injetores diesel a manterem a coerência das informações comerciais.

O objectivo não é impedir alterações de preços.

É fazer com que cada mudança seja compreensível e rastreável.

Segue-se um processo forte:

Citação original → Motivo de mudança → Nova revisão → Confirmação do comprador